Volgens de Wet aanpak schijnconstructies (WAS) moet u vanaf 1 januari 2016 kostenvergoedingen aan werknemers op de loonstrook specificeren als u die als onderdeel van het loon bent overeengekomen.
Loonstrook en specificatie
Het vernieuwde artikel 626 BW verplicht om een gespecificeerde opgave van het loon aan de werknemer te verstrekken. Betekent dit dat alle kostenvergoedingen voortaan op de loonstrook moeten worden gespecificeerd?
U moet een kostenvergoeding op de loonstrook specificeren als deze kostenvergoeding niet naast het loon is overeengekomen, maar onderdeel uitmaakt van het overeengekomen loon. Artikel 7:626 BW is gewijzigd zodat op de loonstrook het loonbedrag dient te staan, en ‘de gespecificeerde bedragen waaruit dit is samengesteld’. Dit betekent dat u kostenvergoedingen die onderdeel zijn van het loon dient te specificeren.
Wat moet worden gespecificeerd?
Uit de specificatie moet duidelijk worden waarvoor de kostenvergoeding is bedoeld; voor huisvesting, maaltijden of uitgaven die niet voor het werk zijn gedaan. Op de loonstrook hoeft niet gespecificeerd te worden wanneer de maaltijden zijn gebruikt en welke dienstreizen exact zijn gemaakt. De omschrijving ‘algemene onkostenvergoeding’ volstaat dus niet, want die maakt niet duidelijk waarvoor de vergoeding is bedoeld. De werkgever moet deze kostenvergoeding dan alsnog specificeren. Doet hij dat niet en kan daardoor niet worden vastgesteld dat hij (het netto equivalent van) het wettelijk minimumloon heeft uitbetaald, dan wordt hem op grond van de WML een boete opgelegd.
Wat gebeurt er als de loonstrook niet voldoende gespecificeerd is?
Als de loonstrook niet voldoende gespecificeerd is heeft de werkgever op grond van de WML de mogelijkheid om met andere bescheiden de informatie te verstrekken die vereiste specificaties bevatten en aldus inzichtelijk te maken hoe het loon dat hij heeft uitbetaald is samengesteld en wat daar eventueel op is ingehouden. Als deze bescheiden onvoldoende zijn om de voorgeschreven gegevens voor de loonstrook daar uit af te leiden kan een boete worden opgelegd.
Bron: Notitie Rijksoverheid